С 23.03.2019 изменен порядок документального подтверждения возмещения расходов по найму жилого помещения, понесенных за наличный расчет.
Пунктами 15 и 16 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением № 176 (далее - Положение), предусмотрено, что возмещение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложениях 1 (предусмотрены размеры возмещения расходов при командировках в пределах Республики Беларусь) и 2 (установлены размеры возмещения расходов при командировках за границу).
Справочно:
Согласно пункту 17 Положения при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.
При этом бронирование нанимателем места в гостинице, а также выдача работнику корпоративной дебетовой карточки, на которую предварительно организацией перечислены денежные средства, для последующей оплаты командированным работником расходов по найму жилого помещения, признается предоставлением либо оплатой направляющей стороной жилого помещения с необходимостью предоставления командированным работником подтверждающих документов.
На водителей, осуществляющих внутриреспубликанские и (или) международные автомобильные перевозки, распространяют действие нормы главы 7 Положения.
Согласно нормам, установленным в главе 7 Положения, за все время нахождения в служебной командировке, включая время пребывания в пути, водителям, осуществляющим автомобильные перевозки, возмещение расходов по найму жилого помещения и суточных производится за каждые сутки в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов. При этом общая выплата может быть установлена как единой для всех стран командирования, так и разной.
Исходя из вышеизложенного, расходы по найму жилого помещения возмещаются по фактическим расходам на основании подтверждающих документов в случаях, если:
при командировании в пределах Республики Беларусь расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению;
фактические расходы лиц, занимающим высшие государственные должности Республики Беларусь превышают размеры, установленные в приложении 2 к Положению, более чем в 1,5 раза;
фактические расходы должностных лиц, указанных в пункте 3 приложения 3 к Положению, в пределах размеров, составляющих 150 процентов размеров, установленных в приложении 2 к Положению;
расходы по найму жилого помещения превышают размер общей выплаты, определенный нанимателем водителям, осуществляющим автомобильные перевозки.
В соответствии с пунктом 1 статьи 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. Сведения, которые должен содержать первичный учетный документ, изложены в пункте 2 статьи 10 Закона.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов, в том числе расходов по найму жилого помещения, является авансовый отчет.
Учитывая изложенное, расходы по найму жилого помещения при осуществлении работником служебной командировки отражаются в бухгалтерском учете на основании авансового отчета:
либо в размерах, установленных в приложениях 1 и 2 Положения. В таком случае учитывая, что командированный работник в определенных Положением случаях не должен представлять нанимателю подтверждающие документы, соответственно они не должны прикладываться к авансовому отчету, а также в авансовом отчете не должны указываться реквизиты подтверждающих документов. Следовательно, суммы «входного» НДС, выделенные в них, не подлежат отражению в бухгалтерском учете и, соответственно, не подлежат вычету;
либо согласно подтверждающим документам. В таком случае вычет сумм «входного» НДС производится в общеустановленном порядке с учетом положений статьи 132 Налогового кодекса Республики Беларусь.
